Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Gymnastikklubben Hermes, org. Nr 802001-2970, Blåsutvägen 20, 121 36 Johanneshov är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.

 

Föreningen har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med ”Idrottsrörelsens verksamhetsidé, vision och värdegrund”.

 

 

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten.

 

Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter (ex. träningsverksamhet och medlemsmöten), kommunicera med medlemmarna (kallelser till aktiviteter, information till vårdnadshavare m.m.) samt hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter och tävlingsavgifter m.m.).

 

Föreningen hanterar också personuppgifter i samband med ansökan om tävlingslicens till SF/SDF. Utöver behandlingen av personuppgifter vid licensansökningsprocessen behandlas personuppgifter vid varje tävlingstillfälle kopplat till licensens regelverk. Personuppgifterna behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering.

 

Slutligen behandlar även föreningen personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Riksidrottsförbundet och Stockholms kommun.

 

De personuppgifter som behandlas kan exempelvis vara namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer samt uppgifter om medlemskap och deltagande i föreningens aktiviteter. För att administrera verksamheten och hantera personuppgifterna använder föreningen digitala system, däribland Idrottsarenan, som tillhandahålls av Riksidrottsförbundet.

 

Föreningen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som sker vid:

• Hantering av medlemskap i föreningen,
• Föreningsadministration,
• Deltagande i föreningens träningsverksamhet,
• Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet,
• Licenshantering,
• Ansökan om bidrag,
• Sammanställning av statistik och uppföljning,
• Utbildningar arrangerade av föreningen,
• Kontakt med medlem,
• Besök på vår hemsida,
• Publicering av material på hemsida och sociala medier,
• Tillträdesförbud (om tillämpligt),
• Ordningsstörningar och otillåten påverkan (om tillämpligt).

 

 

Vilka delar vi dina personuppgifter med?

Föreningen delar vissa personuppgifter med Riksidrottsförbundet för att redovisa verksamheten och ansöka om ekonomiskt stöd. Uppgifterna används av Riksidrottsförbundet för att beräkna, betala ut och kontrollera stödet. Personuppgifter kan också delas med Svenska Gymnastikförbundet för att administrera och utveckla gymnastikverksamheten, bland annat i samband med licenshantering och tävlingsverksamhet.

Hanteringen sker bland annat genom Idrottsarenan. Föreningen ansvarar för sin behandling av personuppgifter, medan Riksidrottsförbundet ansvarar för den behandling som förbundet utför för sina egna ändamål, exempelvis handläggning och kontroll av ekonomiskt stöd.

 

Vilka delar vi inte personuppgifter med?

Uppgifterna kommer inte att överföras till tredje land och dina personuppgifter kommer inte att utsättas för automatiserat beslutsfattande.

 

Om föreningen vid något enstaka tillfälle måste dela dina personuppgifter med tredje land kommer du att informeras särskilt om detta. Det kan exempelvis vara aktuellt när/om du anmäls till tävling i tredje land.

 

Vilken laglig grund har vi för personuppgiftsbehandling?

Föreningen har nedan sammanställt den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som sker inom föreningens verksamhet.

 

Ändamål med behandling	Laglig grund
Hantering av medlemskap i föreningen	Avtal
Föreningsadministration	Avtal
Deltagande i föreningens träningsverksamhet	Avtal
Licenshantering	Avtal
Deltagande i föreningens tävlingsverksamhet	Avtal
Ansökan om bidrag	Rättslig förpliktelse
Sammanställning av statistik och uppföljning	Allmänt intresse
Utbildningar arrangerade av föreningen	Allmänt intresse vid statsbidragsfinansierad utbildning, annars samtycke
Kontakt med föreningen	Intresseavvägning
Besök på vår hemsida	Intresseavvägning
Publicering av material på hemsida och sociala medier	Intresseavvägning och ibland samtycke
Tillträdesförbud	Rättsligförpliktelse
Ordningsstörningar och otillåten påverkan	Rättsligförpliktelse

 

 

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Föreningen sparar dina personuppgifter så länge de behövs för de ändamål som de behandlas för och gör årligen en bedömning av om behovet kvarstår. När uppgifterna inte längre behövs raderas de. Uppgifter kopplade till medlemskapet raderas senast två år efter avslutat medlemskap, om det inte finns ett fortsatt berättigat ändamål eller ett rättsligt krav på att bevara vissa uppgifter, exempelvis enligt bokföringsreglerna.

För personuppgifter som Riksidrottsförbundet behandlar för sina egna ändamål gäller förbundets lagringstider. Enligt Riksidrottsförbundets information sparar förbundet dina personuppgifter så länge du är medlem i en idrottsförening som är ansluten till ett specialidrottsförbund. Vissa uppgifter kan behöva sparas längre för att kontrollera att ekonomiskt stöd har betalats ut på rätt sätt.

 

 

Vilka rättigheter har du?

Du som är registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till.

 

Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter. Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär får föreningen ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader. Du kan enkelt begära ett registerutdrag i Idrottsportalen via Min Sida.

 

Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du kan enkelt begära dataportabilitet av dina personuppgifter i Idrottsportalen via Min Sida.

 

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifterna medan deras riktighet utreds.

 

Du har under vissa omständigheter rätt att få dina personuppgifter raderade:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för,
• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket, och det saknas annan rättslig grund för behandlingen,
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas,
• Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för en uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen,
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt,
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet,
• Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att informationssamhällets tjänster erbjuds direkt till barnet.

 

Rätten till radering gäller inte alltid. Vissa uppgifter kan exempelvis behöva sparas för att föreningen ska kunna uppfylla en rättslig skyldighet.

 

Du har också rätt att när som helst återkalla ett samtycke. Det påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades. Du har under vissa förutsättningar rätt att invända mot behandling som grundas på intresseavvägning eller allmänt intresse. Du har alltid rätt att invända mot behandling för direktmarknadsföring.

 

Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter via e-post [email protected].

 

Om din begäran gäller Riksidrottsförbundets egen behandling av personuppgifter kan du kontakta förbundet via [email protected] eller per brev till Riksidrottsförbundet, Dataskyddsombud, Box 110 16, 100 61 Stockholm.

 

Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), besök www.imy.se.

 

Mer information om hur föreningen arbetar för att tillvarata dina rättigheter återfinns i Instruktioner för att tillvarata enskildas rättigheter.

 

 

Om du vill veta mer

Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du föreningen på: [email protected].